Diagnostic-flash du système d’information : l’intérêt pour notre secteur médico-social

Depuis les origines du secteur médico-social l’information constitue la « matière première » de nos organisations. Depuis tout aussi longtemps cette information fait « système ». Mais aujourd’hui l’informatisation à l’œuvre depuis au moins deux décennies est venue substituer à l’information indissociable d’un support physique, rangée dans des dossiers, consignée sur des fiches cartonnées, des manifolds, des tapuscrits, l’information dont le mode d’existence est programmable, ubiquitaire et pervasif et représenté par la donnée numérique. Ce mode d’existence allié à l’accélération du temps, à la diversification des espaces, à la porosité des champs (professionnel et privé), à la complexification des situations, à l’exigence de la trace et de la production de l’ « élément de preuve », à la croissance exponentielle de la masse de données produites pose la question des Systèmes d’Information (et de Connaissance) comme un enjeu majeur pour tous les acteurs du secteur médico-social.

systeme_d_information011Nos métiers nécessitent de générer, transmettre puis conserver nombre de données, souvent à caractère confidentiel (informations relative aux personnes accueillies ou accompagnées, aux dispositifs d’administration ou de gestion, au fonctionnement des organisations, etc.).

L’émergence de ces systèmes informatisés a eu des conséquences sur le volume d’informations traitées, mais aussi sur leur qualité et leur cohérence, leur fiabilité, leur modes de circulation et de partage, leur stockage et leur protection. Les organisations du secteur social et médico-social sont ainsi confrontées à des exigences et à des problématiques nouvelles qui peuvent les conduire à repenser leur système d’information dans son ensemble.

Loin de se résumer à l’addition de moyens techniques, le système d’information se définit comme « un ensemble d’acteurs sociaux qui mémorisent et transforment des représentations  via des  techniques de traitement de l’information et des modes opératoires »¹. Vu sous cet angle le Système d’Information s’entend comme un dispositif hautement stratégique dont les Présidents et les Directeurs Généraux ne peuvent, en aucun cas, abandonner voire déléguer en totalité la gouvernance. Il leur faut, dans ce domaine, prendre (ou reprendre) la main.

Connaître et maîtriser son système d’Information

systeme_d_information02Ces systèmes requérant par ailleurs un fonctionnement continu optimal et une sécurisation irréprochable, il est indispensable de parfaitement les connaître et les maîtriser, pour assurer cette sécurisation et pour pouvoir prendre les bonnes décisions quant à leur évolution. Car faire évoluer, voire restructurer, son système d’information est un impératif périodique pour toute organisation afin de pouvoir constamment répondre aux nouvelles problématiques et aux nouveaux enjeux relatifs aux avancées technologiques, améliorer les processus et être plus efficace face aux charges de travail qui évoluent sans cesse, autant dans leurs formes que dans leurs volumes.

Avant d’entreprendre la moindre démarche allant dans ce sens et avant de faire la moindre annonce, il est indispensable de disposer d’un état des lieux clair et objectif du dispositif en place. Il est également nécessaire de connaître les habitudes de travail et les besoins des collaborateurs concernés, leurs usages, tant en termes de moyens de communication et d’échanges, de types de logiciels et progiciels (logiciels métiers) utilisés, que de la manière dont chacun les exploite.

L’établissement d’un bilan général, rapide (diagnostic-flash) mais couvrant l’ensemble de ces aspects, permet en effet d’étayer et d’enrichir la réflexion des décideurs, afin de définir les futurs axes de travail envisageables (urbanisation du système d’information, élaboration d’un schéma directeur, etc.), ceci en tenant compte des besoins actuels et, bien sûr, des évolutions prévisibles.

L’offre « diagnostic-flash » de Ressourcial

reseau_informatiqueRessourcial propose de partager et de mutualiser des ressources en termes de démarches d’analyse des forces et des faiblesses des Systèmes d’Information, de définition de plans d’action et de mise en place de stratégie de sécurisation. Cette action inclue une phase de découverte des pratiques du membre en termes de production et de circulation de l’information, d’utilisation du Système d’Information et des équipements associés, puis une étude précise des besoins.

Ressourcial apporte ainsi l’expertise cumulée de ses 40 adhérents dans des domaines tels que les contextes légaux et organisationnels des systèmes d’information, les normes et référentiels, les éléments constitutifs du système d’information, le diagnostic des données…

Cette proposition de « diagnostic flash » peut être un préalable à l’issue duquel les acteurs associatifs décideront de l’opportunité d’une action de plus grande ampleur caractérisée, par exemple, par la rédaction d’un Schéma Directeur du Système d’Information, d’un Plan de Continuation et de Reprise de l’activité, etc.

En résumé

À travers le « diagnostic-flash », Ressourcial se propose ainsi d’apporter toutes suggestions en vue de déterminer l’orientation d’une stratégie en matière de système d’information par rapport aux objectifs professionnels poursuivis. Selon les cas, cet appui peut être apporté dans différentes directions(dont la liste ne peut être exhaustive tant chaque situation est originale) :

  • vérifier l’adéquation du Système d’Information aux besoins de l’adhérent ;
  • effectuer une approche « macro » des coûts (ou la rentabilité du Système) ;
  • envisager la mise en œuvre de démarches telles que :
    • le maintien en conditions opérationnelles (MCO),
    • la refonte ou l’urbanisation du Système,
    • le développement de projets complémentaires,
    • l’élaboration d’un Schéma Directeur du Système.
  • se prononcer sur l’opportunité d’envisager une opération d’infogérance sur la fonction informatique du Système ;
  • vérifier la sécurité informatique du Système, l’opportunité d’un plan de continuité et d’un plan de reprise d’activités.

Le « diagnostic-flash » est un moyen simple, économique et efficace pour disposer en 3 à 4 jours d’une « photographie » de son Système d’Information (et de Connaissance).

Retrouvez un descriptif complet de l’offre : diagnostic-flash du système d’information.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter : contact@ressourcial.fr

¹ Reix, R. 2007, Systèmes d’information et management des organisations, Vuibert, Paris.

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