Tableaux de bord et information décisionnelle : l’exemple de Gestactiv

Cette semaine nous faisons à nouveau suite à notre article du 16 mars consacré aux données, de celles que nous saisissons, dans un but bien déterminé, dans différentes applications (progiciels, annuaires, etc.) et aux exploitations ou lectures supplémentaires qu’il est souvent possible d’en faire, à d’autres fins, et notamment décisionnelles.

Nous avons en effet expliqué qu’il existe des outils permettant de « mettre en forme » ces données, c’est-à-dire de les restituer de façon claire et accessible à tous, même aux non spécialistes de l’informatique. Ces outils, très performants, en retranscrivant les données collectées sous forme de tableaux de bord, peuvent offrir aux décideurs des outils de visualisation représentatifs des situations, d’analyse et de pilotage particulièrement efficaces ; en bref : de puissants outils d’aide à la prise de décisions.

Pour illustrer concrètement ces notions, dans notre article précédent nous présentions un premier exemple de tableau de bord développé par Ressourcial : la base de données économiques et sociales (BDES). Nous vous en proposons aujourd’hui un deuxième exemple, lui aussi conçu et développé par notre association et qui donne à voir les énormes potentiels que de tels outils, les tableaux de bord, peuvent offrir : il s’agit d’un volet de Gestactiv, l’application de mesure et de représentation de l’activité.

À l’origine : la réforme de la tarification

Conjointement porté par la DGCS¹ et la CNSA et associant l’ADF et la CNAMTS, une équipe projet a été créée en novembre 2014, ayant pour mission la réforme de la tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS). À cette fin, les directions doivent être en mesure de piloter et de donner à voir précisément la réalisation de leurs activités.

gestactivL’amélioration de la performance du secteur médico-social nécessite alors des outils de mesure et de pilotage aptes à donner rapidement et de façon synthétique une vision claire et quantifiée des activités réalisées en direction des usagers. Or il n’existe pas aujourd’hui d’outils satisfaisants permettant un pilotage des activités au niveau de chaque structure, mais également au niveau de l’organisme gestionnaire. C’est dans cet objectif que Ressourcial, associé à différents partenaires, a développé l’application Gestactiv.

De l’application Gestactiv…

Particulièrement innovante, l’application Gestactiv (que nous ne décrirons pas ici en détail car déjà effectué par ailleurs) se présente tel un calendrier de planification des activités réalisées au sein des établissements. Ces activités concernent celles opérées en direction des usagers mais aussi toutes celles dites de support et de pilotage exercées par les professionnels. L’ensemble des données est saisi directement dans l’application par ces derniers, par le biais d’une interface particulièrement simple et ergonomique.

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Cliquer pour agrandir (les informations affichées sont purement fictives).

À ces activités peuvent être liés de nombreux attributs relatifs aux participants (professionnels et usagers), aux ressources utilisées, aux lieux géographiques, au temps passé, aux dates de réalisation, etc., enrichissant d’autant plus les « réservoirs de données » ainsi générés. Il est possible d’y effectuer de la saisie prévisionnelle, c’est-à-dire concernant les activités préalablement planifiées, puis de valider, a posteriori, leurs déroulés.

…aux tableaux de bord d’analyse et d’aide à la décision

Les données ainsi collectées alimentent tout un ensemble d’indicateurs de performances remontés sous forme de tableaux de bord. Les résultats offerts permettent de suivre de manière très fine les activités d’accompagnement de chaque usager, en intégrant toute la part de travail réalisée par chaque professionnel.

Interactifs, ces tableaux sont alors très utiles dans l’analyse des pratiques et permettent de multiples possibilités, que ce soit pour une « simple » lecture générale et globale des données, l’exploration de leurs associations, l’élaboration de statistiques ou d’analyses croisées ou dynamiques, etc. Les possibilités sont innombrables et les visualisations, représentées sous forme de graphiques soignés et très accessibles, invitent à des usages renouvelés.

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Cliquer pour agrandir (les informations affichées sont purement fictives).

Les tableaux de bord que permet de générer l’application Gestactiv donnent ainsi à voir de façon très fine et précise les activités des établissements, dans toutes leurs composantes. Ils constituent à ce titre une formidable « assistance » à l’analyse objective et à la prise de décision. Gestactiv et son volet « tableaux de bord » sont des applications proposées à la mutualisation à l’ensemble des adhérents de Ressourcial.

¹ DGCS : Direction générale de la cohésion sociale. CNSA : Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie. ADF : Assemblée des Départements de France. CNAMTS : Caisse nationale de l’assurance maladie des travailleurs salariés.

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