Suite au Conseil de Surveillance de Ressourcial du 13 avril 2015

Un peu plus de deux ans après sa création, le 13 avril dernier se tenait un nouveau Conseil de Surveillance de Ressourcial, l’occasion de dresser un bilan de sa deuxième année d’existence en répertoriant quelques-unes des actions réalisées ainsi que certaines nouveautés en terme d’organisation. Une année dédiée avant tout, et conformément aux objectifs de notre association, à la prospection de nouveaux adhérents, au développement, à la mise à disposition et la maintenance d’outils mutualisés, aux services et à l’accompagnement, à la formation…

État des lieux et prospection

À ce jour notre association réunit pas moins de 40 associations et organismes adhérents (12 d’entre vous nous ayant rejoints depuis le Conseil de Surveillance précédent, en septembre 2014). Notre association constituant un Groupement Social de Moyens (GSM), plus nous sommes nombreux à y partager des ressources, plus c’est économique pour chacun d’entre nous. Dans cette optique nous établissons en permanence de nouveaux contacts : de nombreuses rencontres ont continuellement lieu et nous sommes actuellement en relation avec plus de 20 associations et organismes supplémentaires.

Questions comptables

Pour notre Groupement Social de Moyens, la présentation et la validation des comptes est un moment essentiel et consiste, sous le contrôle du Commissaire aux Comptes, à attester que les contributions des membres ont été strictement conformes aux ressources consommées et qu’aucun déséquilibre, pas plus qu’aucun bénéfice, n’a été constaté (rappelons que Ressourcial relève des dispositions de l’article 261-B du Code Général des Impôts, stipulant que les sommes réclamées aux membres doivent correspondre exactement à la part leur incombant dans les dépenses communes). Le dernier Conseil de Surveillance de notre association, auquel participait le Commissaire aux Comptes de Ressourcial (le cabinet Acti Conseil, à Vaulx-en-Velin), a été l’occasion d’exposer la situation comptable de 2014 et la prévision budgétaire pour 2015. Ce budget prévisionnel nous a permis d’établir les nouvelles estimations de contributions pour cette nouvelle année, elles qui vous seront communiquées très prochainement.

2015 : du nouveau en terme d’organisation

Généralisation des conventions

Afin de contractualiser précisément la mise à disposition de chaque ressource ou prestation mutualisée, mais aussi de favoriser la compréhension des conditions de cette mise à disposition et de fluidifier ainsi tous les échanges an aval du lancement du projet, chacune d’elles fera désormais préalablement l’objet de l’établissement d’une convention. Ces documents identifient et décrivent précisément les projets et le cadre de leurs prestations associées, leurs périmètres et leurs limites, les obligations, garanties et responsabilités respectives du membre et du groupement, les conditions de participation aux contributions, etc. Chaque convention comporte en outre, en annexe, une « étude préalable » présentant précisément les caractéristiques et potentiels pré-requis du projet concerné.

Organisation et suivi des projets

De même, afin de suivre de façon plus précise chacun des projets menés entre membres, Ressourcial propose de mettre en place des COPIL (comités de pilotage) ; ceux-ci pourront être semestriels ou trimestriels en fonction de l’ampleur et de la complexité des projets. Ces temps d’échange, courts (2 heures maximum) et pouvant avoir lieu à distance (en audio ou visioconférence), ont vocation à pouvoir échanger sur les potentiels besoins formulés et faire des points d’étapes sur les temps utilisés par chacun.

Participation aux contributions financières : une évolution

Jusqu’alors les contributions étaient provisionnées en fin de chacun des trimestres civils ; le dernier de ceux-ci (le quatrième donc) comportant, en plus, la régularisation après constatation des charges réelles. Le Conseil de Surveillance intervenant ensuite, nous étions contraints de faire parvenir cette demande de contribution du quatrième trimestre de l’année N en début de l’année N+1.

Toutefois, le paiement de cette contribution du quatrième trimestre associée à une éventuelle régularisation supplémentaire pouvait être délicate à gérer pour certains d’entre vous dont les comptes sont clôturés au 31 décembre. C’est pourquoi il a été validé au dernier Conseil de Surveillance que les appels de contributions seront désormais regroupés uniquement sur les trois premiers trimestres de l’année civile, le quatrième ne tiendra ainsi plus compte que de la régularisation (positive ou négative).

Du côté des ressources, des partages, de l’accompagnement…

Développer et faire évoluer des outils, les mettre à la disposition de chaque membre intéressé continue à composer l’activité forte et centrale de notre association, qui mutualise un bouquet de services liés au système d’Information. Plusieurs d’entre eux sont désormais largement déployés :

  • Gestusa, l’outil de gestion informatisée des dossiers des usagers : une initiative autour de son évolution a été proposée.
  • Gestetab, l’annuaire de nos établissements et de nos services qui centralise, sécurise et rend disponibles nos données de gestion : récemment évolué en version 2.1 en réponse aux diverses demandes et pour suivre les évolutions du tableau de bord ANAP.
  • Gestactiv, l’outil d’aide au pilotage et au suivi des activités de nos structures. Après les phases de développement, de test et d’expérimentation, il est désormais pleinement opérationnel.
  • Qlikview : nouvelle ressource d’élaboration de tableaux de bord représentatifs des situations dans les établissements et destinée à alimenter la réflexion et aider à la décision. Des formations mutualisées à son utilisation sont programmées.
  • eXo : intranet ou réseau social d’entreprise, c’est une support de communication global (mise en réseau, partage de fichiers, écriture commune, discussions thématiques, etc.) autour des projets, des réflexions, des professions ou d’organisations spécifiques.

Mentionnons par ailleurs les projets récents les plus caractéristiques, élaborés en commun entre plusieurs membres :

  • L’outil de suivi CPOM : outil pour la gestion maîtrisée de son écriture, le suivi de la mise en place de ses actions, l’intégration des trames régionales, etc.
  • La Base de Données Économiques et Sociales (BDES) : outil de pilotage destiné aux cadres de direction et permettant d’explorer l’ensemble des données produites sous différents angles.

Au delà de la mise à disposition d’outils partagés Ressourcial accompagne, à leur demande, chacun de ses membres dans différentes démarches spécifiques, en partageant connaissances et expérience afin d’aider à la décision, et notamment à travers :

  • Le diagnostic-flash du Système d’Information : une prestation de plus en plus plébiscitée par les membres de Ressourcial et qui démontre, si cela fut nécessaire, le fort désir d’évolution secteur et sa tendance à mettre en œuvre des Schémas Directeurs du SI.
  • La formation : Ressourcial propose des sessions de formation portant sur des domaines aussi variés que les écrits professionnels à l’heure du contrat et des écrans, l’accompagnement des pratiques numériques des usagers, l’utilisation professionnelle du mail, le bon usage des outils de gestion et applications métiers, la recherche éveillée sur Internet…
  • Et d’autres prestations encore.

A venir

Prenez note, la prochaine Assemblée Générale (ordinaire) est prévue le 15 juin 2015, de 17h à 19h. Les convocations seront envoyées ultérieurement aux membres concernés.

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