Communiquer par email : de la nécessité d’être efficace

L’importance de l’email n’est plus à démontrer dans notre vie professionnelle. Il n’est ainsi pas rare, pour quiconque, d’en réceptionner plusieurs dizaines par jour (si ce n’est centaines pour certains parmi nous !). Ne parlons alors pas du temps nécessaire à les ouvrir, ni surtout de celui qu’il faut consacrer pour les traiter !

messagerieDans ces conditions nous devinons que beaucoup de ceux que nous envoyons se retrouvent, eux-aussi, dans des conditions équivalentes, c’est-à-dire « noyés » parmi tant d’autres. Il est alors indispensable qu’ils soient « efficaces », c’est-à-dire qu’ils donnent envie d’être lus, que leurs contenus soient pertinents et que les informations qu’ils contiennent soient faciles à appréhender, à assimiler et à retenir. Pour y parvenir, nous profitons de cet article pour exposer quelques suggestions de bonnes pratiques, en ne doutant pas toutefois que certaines vous étaient déjà acquises.

Envoyer un message : bien utiliser les champs « Destinataires »

De trois types, il est important d’utiliser chacun d’eux à bon escient, afin que nos interlocuteurs visualisent immédiatement comment ils peuvent se positionner face à l’information que nous leur adressons :

  • Le champ « À » : il est consacré aux destinataires principaux, c’est-à-dire ceux directement et concrètement concernés par les informations ou les demandes contenues dans l’email.
  • Le champ « Cc » (copie carbone) : il est dédié à des destinataires secondaires, que l’on souhaite faire profiter de l’information transmise mais qui ne sont pas directement concernés par son traitement (aucune réponse n’étant obligatoirement attendue de leur part). Son utilisation doit néanmoins être justifiée : inutile d’encombrer des messageries si nous savons que leurs propriétaires ne sont absolument pas concernés par l’information. A contrario, inclure des destinataires en copie de certains messages peuvent les encourager à faire de même lors de leurs prochaines communications importantes.
  • Le champ « Cci » (copie carbone invisible) : il permet de faire parvenir un email à plusieurs destinataires tout en masquant, pour chacun d’eux, la liste complète des adresses utilisées. Il s’agit donc naturellement de confidentialité et de respect des vies privées.

Répondre à un message : la rapidité, gage d’efficacité

Un email peut « inviter » un destinataire à le traiter de façon plus ou moins rapide. Il est néanmoins largement démontré qu’une réponse rapide sera gage d’efficacité de réalisation des actions et tâches dont il y est question.

« Répondre à tous » : une fonction à utiliser judicieusement

messagerie2Le mode de réponse à un email dont nous sommes le destinataire principal, mais également parvenu en copie à des destinataires secondaires, doit s’opérer judicieusement. Inutile en effet d’encombrer tant de messageries si nous estimons que ces destinataires secondaires ne seront plus concernés (ou intéressés) par les échanges ultérieurs. Cela est d’autant plus important d’y veiller que les emails concernés sont volumineux (comprenant de lourdes pièces jointes attachées par exemple) car leur multiplication en autant de destinataires ne peut qu’encombrer les serveurs informatiques d’hébergement associés.

Signaler les degrés d’importance des emails

Si nous estimons que le contenu de notre email est d’une grande importance ou, au contraire, que son traitement ne requière pas une haute priorité, la plupart des messageries offrent la possibilité de signaler ces faits à nos correspondants à l’aide d’un marquage, généralement représenté par des icônes du type « Priorité haute » ou « Priorité basse ». Attention néanmoins à ne pas abuser de cette fonctionnalité, au risque de la banaliser et donc de lui faire perdre toute crédibilité dans la durée : l’emploi de cette fonctionnalité doit à chaque fois pleinement se justifier !

Le contenu des emails : à soigner !

Questions de bon sens pour la plupart d’entre nous, autorisons-nous néanmoins quelques conseils de bonnes pratiques :

  • Le titre : il doit être clair, explicite et précis, et mentionner les informations-clés de l’email, car n’oublions pas qu’il est susceptible de se retrouver « noyé » dans une boîte de réception qui en contient plusieurs centaines d’autres.

Exemple :
Mauvais : réunion
Bon : Réunion de coordination : lundi 27 avril 2015, 14h-15h

  • messagerie2Le texte : comme pour le titre, il doit être clair et précis, mais aussi direct, donc sans prose inutile, pour un seul but à viser : l’efficacité. Une méthode qui a fait ses preuves consiste à tâcher d’utiliser le moins de mots possible (en s’assurant toutefois que toutes les informations à transmettre sont bien présentes). Ensuite, se relire entièrement avant l’envoi permettra de supprimer les dernières éventuelles petites « coquilles ». Enfin, inutile de rappeler que l’emploi de règles et formules de politesse ne peuvent que constituer un encouragement supplémentaire pour nos correspondants à prendre en compte nos demandes !

Logiciel de messagerie : la solution Zimbra

Au delà de la seule messagerie et de l’indéniable facilité de communication qu’elle offre, les besoins en termes de relations, internes et externes, se diversifient au sein des associations : travail collaboratif et partage de données, organisation interactive de carnets d’adresses, de calendriers (de gestion de rendez-vous ou d’emploi de ressources : salles de réunion, véhicules, etc.).

Différentes solutions répondent à ces besoins. Parmi elles Ressourcial a sélectionné Zimbra, un logiciel serveur collaboratif qui permet de gérer de façon optimale des messageries, mais aussi de stocker, organiser et mettre en partage des tâches, des agendas, la gestion de ressources (salles de réunion, véhicules, etc.), des carnets de contacts et des documents entre les collaborateurs. L’ensemble est, de plus, accessible depuis n’importe quel poste connecté à Internet.

L’application de messagerie Zimbra, accessible autant sur ordinateurs que sur tablettes et smartphones, est alors aussi bien adaptée à un usage sédentaire de bureau que nomade, pour les personnes régulièrement en déplacement. Cet usage multi-supports garantit, sur chacun d’eux, une synchronisation permanente du compte de l’utilisateur.

zimbra

Ressourcial accompagne les membres qui souhaitent déployer cette application au sein de leurs ESSMS.

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