L’intérêt du « cloud » pour le stockage et le partage de fichiers

D’un côté de nombreux actes et activités effectués dans le cadre de nos professions du secteur médico-social nécessitent des déplacements des professionnels impliqués. D’un autre côté de plus en plus de ressources informatiques (logiciels, applications métiers, etc.) deviennent indispensables à la bonne réalisation de ces actes et activités menés à l’extérieur. La généralisation du « cloud computing », c’est-à-dire la possibilité d’accéder à ces ressources en ligne, donc depuis n’importe où à la seule condition de disposer d’une connexion à Internet, répond déjà largement à cette problématique dans nombres de nos organisations.

Néanmoins, en plus de l’accès distant à ces applications et logiciels informatiques, celui aux ressources et documents dits « courants » (par exemple des documents administratifs mais plus globalement tous fichiers numériques, qu’ils soient au format PDF, traitement de texte, tableur, etc.) est généralement tout aussi nécessaire.

informatique_nuage02Or, si ces ressources ne sont hébergées que sur un serveur informatique « classique » d’établissement, alors il ne sera pas possible de les emporter en l’état. Pour en disposer à l’extérieur, il sera en effet nécessaire de préalablement les imprimer. Or cette solution, outre qu’elle peut finir par s’avérer relativement onéreuse et peu écologique, pose une restriction supplémentaire : elle ne permet pas d’intervenir et de travailler directement sur les documents en question, qu’il soit nécessaire de les mettre à jour, de les compléter et les enrichir, etc.

Le cloud, en autorisant l’accès, le partage, le stockage et la sauvegarde de fichiers en ligne, répond très exactement à ces besoins liés à la mobilité des professionnels. Bien plus qu’une banale tendance, c’est avec force raison qu’il se répand dans les organisations.

Le choix de Ressourcial : la solution OwnCloud

owncloudOwnCloud est une application open source de stockage et de partage de fichiers entre différents ordinateurs, et donc plusieurs personnes, pour une utilisation nomade des espaces de travail. Nous l’avons sélectionnée parmi d’autres solutions similaires pour son ergonomie et sa facilité de prise en main.

L’utilité d’une telle application

Son principal avantage par rapport à un serveur d’établissement est qu’elle permet d’accéder à des fichiers depuis n’importe quel ordinateur ou autre support connecté à internet, car un espace ownCloud est disponible en ligne (et même sans connexion internet, la synchronisation s’effectue automatiquement dès qu’une connexion est active).

informatique_nuage04Les fichiers restent bien entendu en permanence disponibles sur l’ordinateur personnel, même lorsqu’aucune connexion internet n’est active, puisqu’ils y sont stockés. La synchronisation avec l’espace OwnCloud en ligne s’effectuant automatiquement dès qu’une connexion est à nouveau active. Cela est donc particulièrement utile aux personnes nomades.

De plus le partage des dossiers entre utilisateurs permet par exemple à une équipe d’avoir toujours les mêmes versions actualisées des documents.

Protéger les données

À la différence d’autres solutions du marché, cette offre cloud de Ressourcial offre la garantie que les données sont stockées en France (dans le principe la loi interdit le transfert de données des entités exerçant des missions de service public hors de France), sur des serveurs bien identifiés et de façon parfaitement maîtrisée.

Quel usage pour ownCloud ? Quel usage pour un serveur d’établissement ?

L’usage de l’application de stockage en ligne ownCloud est à privilégier pour les dossiers et documents « actifs », par exemple ceux se rattachant directement à des projets en cours d’élaboration et auxquels il est nécessaire d’accéder en ce moment, régulièrement, de différents endroits (bureau, déplacements à l’extérieur, domicile, etc.) et éventuellement à plusieurs personnes. Quand au stockage sur le serveur d’établissement, il sera utilisé pour le stockage pérenne des dossiers et documents (ressources documentaires de fond, projets achevés, archives, etc.).

Ressourcial accompagne les membres qui souhaitent déployer cette application au sein de leurs ESSMS.

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