Vous, Ressourcial et les processus

Cet article s’appuie largement sur les supports de cours de M. Eric Disson, maître de conférence, IAE Université Jean Moulin Lyon 3.

Le fonctionnement de nos organisations est de plus en plus complexe, il concerne de plus en plus d’acteurs issus de métiers de plus en plus divers et nous avons de moins en moins de temps pour l’étudier. En outre ce fonctionnement connaît de profondes mutations. Nous avons, pendant des années, consacré beaucoup d’énergie à structurer les services, Administration et Finances, Ressources Humaines, Travaux et Patrimoine, etc. Or, depuis que nous avons entamé la transition numérique, les jours des systèmes « structurés en silos », c’est-à-dire cloisonnés, sont comptés.

cooperationL’heure est à la transversalité, au collaboratif. Il s’agit de rechercher la collaboration interne pour tirer l’optimum du collectif plutôt que le maximum de chaque fonction. Nous avons besoin d’organisations robustes et nous devons en conséquence gérer les risques, nous prémunir des aléas extérieurs. Nous voulons, aussi, que nos organisations soient performantes. Des fonctions nouvelles telles que le contrôle interne, la gestion des risques, la qualité, la communication, la gestion du patrimoine, la recherche et développement, le système d’information sont aujourd’hui présentes dans nos organigrammes aux côtés des métiers traditionnels. Chacun de ces métiers, les anciens comme les nouveaux, investissent nos univers avec les outils qui leur sont propres.

Réfléchir la complexité de nos organisations

Comment réfléchir et faire réfléchir ces différents acteurs autour de nos organisations sans disposer de représentations visibles et lisibles de celles-ci ? C’est à ce stade qu’intervient le travail sur les processus et la représentation de ceux-ci sous forme de cartes. Le concept de processus a été défini par l’organisme international de normalisation ISO comme « un ensemble d’activités corrélées qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie ». On peut compléter cette définition par celle, plus explicite, du dictionnaire Robert : « un processus est un ensemble de phénomènes conçus comme actifs et organisés dans le temps ». Modéliser ou cartographier un processus c’est donc capturer une séquence ordonnée d’activités (d’accompagnement, de communication, de contrôle…) visant à atteindre un objectif et aussi les ressources et les acteurs qu’elle implique.

On mesure l’intérêt de cette opération :

  • Pour aider à communiquer de façon formelle et collaborative avec des personnes exerçant le même métier, ou toute autre personne de l’entreprise.
  • Pour optimiser et piloter les processus métiers de l’organisation et favoriser l’efficacité, la performance et la qualité.
  • Pour finement connaître l’organisation afin d’avoir une capacité de réaction rapide face aux changements.
  • Pour aligner le système d’information de l’organisation sur les besoins stratégiques et opérationnels.
  • Pour améliorer l’efficacité, le contrôle des coûts, la gestion des risques ou le contrôle de la qualité et aider au respect des obligations réglementaires par une connaissance fine des processus de l’organisation.
  • Pour favoriser le rapprochement organisationnel ou managérial entre deux organisations qui fusionnent ou qui vont contractualiser un accord de partenariat.

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Pour que le résultat de l’opération de modélisation soit clair, lisible et qu’il puisse « parler » aux différents acteurs, un certain formalisme s’impose. Ce formalisme est codifié par des normes en vigueur. La norme internationale BPMN (Business Process Model and Notation) est largement utilisée dans le domaine de la modélisation des processus. L’acronyme BPM est aussi employé pour Business Process Management (Gestion des Processus Métiers). L’objectif est alors de modéliser, piloter, et optimiser les processus métier afin d’en accroître l’efficacité (le mieux au meilleur coût), l’agilité (ou capacité d’auto-organisation et d’adaptation) et la robustesse (risques maîtrisés), dans une approche systémique. Grâce au BPM, les processus peuvent être alignés avec les besoins stratégiques, opérationnels et techniques de l’organisation.

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Apprendre à cartographier avec un MOOC Ressourcial

Des associations membres de Ressourcial ont entrepris cette démarche de modélisation de leur activité. Nous en rendrons compte prochainement dans cette NewsLetter. Aussi, dans le cadre des retours d’expérience, avons-nous le projet, dans le cadre d’un partenariat en cours de discussion avec l’IAE de Lyon (Université Jean Moulin Lyon 3), de proposer aux membres de Ressourcial deux formations :

  • Introduction à la cartographie des processus métier
  • Pilotage des organisations et processus métier

Ces formations seraient dispensées sous forme de MOOC. Encore un acronyme ! MOOC (pour « massive open online course » : cours en ligne ouvert et massif) est un dispositif qui s’inscrit dans une perspective de formation ouverte et à distance. Il s’agit d’une véritable formation qui s’inscrit dans la durée et délivre des contenus. La dimension « en ligne » permet aux apprenants de suivre la formation à distance et au rythme qui leur convient. Pour cela une connexion Internet leur suffit.

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Ressourcial construit actuellement, en partenariat avec l’IAE de l’Université Jean Moulin Lyon 3, une offre de MOOC destinée à valoriser des connaissances et compétences en cartographie des processus métier, mais aussi en pilotage des organisations, avec un parcours de spécialité (Architecture d’entreprise et urbanisation des SI, ou Analyse et amélioration des processus métier, ou Conduite et accompagnement de projet). Cette formation pourrait, sous réserve d’une habilitation en cours, donner lieu pour les apprenants qui le souhaitent, donner lieu à la délivrance d’un DUN (Diplôme Universitaire Numérique) de niveau bac + 5. Le « plus » du MOOC Cartographie Ressourcial-IAE réside dans la présence, pour le groupe de stagiaires, d’un tuteur issu du corps professoral de l’IAE de l’Université Jean Moulin Lyon 3. Le support d’enseignement sera organisé autour de la réalité du secteur. Les apprenants auront notamment la possibilité de travailler des projets en lien avec les problématiques en œuvre dans leur organisation.

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Cette formation serait susceptible de s’adresser aux cadres des équipes de direction, aux acteurs chargés du contrôle interne et/ou du contrôle de gestion, aux référents qualités, aux responsables systèmes d’information et plus largement à toute personne qui, dans le cadre de son activité professionnelle, peut être amenée à travailler sur les processus métiers.

Nous reviendrons prochainement sur les contenus et les modalités de cette formation pour laquelle les échanges sont actuellement en cours avec l’IAE Lyon 3. Le coût de la formation (éligible au Plan de Formation) serait de l’ordre de 1200 € (1350 € pour la version DUN). Nous aimerions d’ores et déjà savoir combien d’associations seraient susceptibles d’être intéressées.

Si tel est votre cas merci de renseigner le (court) sondage en suivant ce lien : Déclaration d’intérêt pour un MOOC mutualisé Cartographie des processus métiers

Nous sommes aussi à votre disposition pour toutes demandes de renseignements complémentaires.

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