Mise en œuvre de la modélisation des processus : l’exemple de l’AFIPAEIM


Il y a deux semaines nous tâchions de démontrer comment le travail sur les processus, et plus particulièrement la représentation de ceux-ci sous forme de cartes, pouvaient être d’une grande pertinence pour nos organisations, afin notamment de favoriser, à l’intérieur de celles-ci et au quotidien, la transversalité et la collaboration pour tirer l’optimum du collectif plutôt que le maximum de chaque fonction.

Cette semaine B. Forçard, contrôleur interne à l’AFIPAEIM, en se prêtant au « jeu » de l’interview, nous offre l’opportunité d’illustrer concrètement ces notions en nous décrivant comment une démarche de modélisation des processus métiers a été mise en œuvre dans son association.

Ressourcial : Une démarche de modélisation des processus métiers a été mise en œuvre dans votre association. B. Forçard, pouvez-vous nous expliquer comment cette idée de modélisation a germé ?

B. Forçard : Pour comprendre notre démarche, il faut la resituer dans son contexte. Tout d’abord l’AFIPAEIM (Association familiale de l’Isère pour les enfants et adultes handicapés intellectuels) est une association de parents située en Isère qui a été créée il y a plus de 50 ans, en 1961. Comme toutes ces associations de l’époque, son développement s’est effectué de façon empirique et rapide pour représenter aujourd‘hui une organisation composée de 35 établissements ou services avec 2 000 salariés et qui gère 3 500 places. Avec les nombreuses évolutions récentes de l’environnement dans le secteur médico-social en général et dans le champ du handicap en particulier, combinée à la nécessité d’optimiser nos ressources par une gestion plus efficiente, de nouveaux besoins ont émergé et la nécessité de moderniser nos organisations s’est imposée. Ainsi, l’amélioration de nos systèmes d’informations et la réorganisation des fonctions supports (ressources humaines et comptabilité notamment) ont fait émerger la nécessité de formaliser un certain nombre de processus.

Ressourcial : Pourriez-vous dans un premier temps nous éclairer sur le lien entre processus et système d’information ?

B. Forçard : Pour aborder la modernisation du système d’information le choix retenu a été de rédiger « un schéma directeur des systèmes d’informations ». Cela a conduit à questionner nos processus et la cartographie de ceux-ci. Nous nous sommes questionnés sur un mode de représentation et nous avons opté pour le langage BPMN.

Ressourcial : Avez-vous modélisé en BPMN dans le cadre de ce schéma ?

B. Forçard : Non, nous avons seulement pris conscience de la nécessité d’un langage commun entre acteurs informatiques et autres, c’est la démarche de réorganisation des fonctions support qui nous a permis de franchir le pas de la modélisation des processus BPMN. Les mouvements provoqués par cette réorganisation nécessitait de compiler, de compléter et d’actualiser les procédures métier. Cette mission a été confiée au responsable du contrôle interne, poste que j’occupe. Dans ce contexte il est nécessaire d’avoir des processus et des procédures documentés et disponibles, de disposer d’un langage commun. En conclusion de nos réflexions le langage BPMN a été retenu.

Ressourcial : Concrètement comment vous y êtes-vous pris ?

B. Forçard : Nous avons mis en place un projet de mise à disposition des procédures qui avait pour objectif de rendre disponible l’information. Pour cela nous avons opté pour une mise à disposition en ligne avec un site web. Ce site est généré par l’applicatif « ADONIS » que nous avons retenu pour la description de nos processus. Il présente l’avantage de proposer un langage simplifié accessible par tous et une génération de site web agréable et identique à la description de l’application. C’est ainsi que le langage BPMN entre progressivement dans notre organisation.

Ressourcial : Où en êtes-vous aujourd’hui ?

B. Forçard : Après avoir mis à disposition la description des processus indispensable au démarrage des nouvelles fonctions supports, nous avons conclu le projet et nous demeurons opérationnels avec cette application. Le site web connaît une fréquentation régulière et constante des utilisateurs. Afin d’étendre les compétences nous avons formé une équipe de 6 modélisateurs qui conduisent l’actualisation de cette cartographie de nos processus. Nous poursuivons notre travail en étendant notre savoir-faire sur les processus non encore décrit afin à terme de couvrir l’ensemble des processus de l’association.

afipaeim

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