Concevoir un Dossier Informatisé de l’Usager (DIU) : de l’importance d’adopter un mode projet

La « problématique » du dossier de l’usager est déjà relativement ancienne puisque datant de la fin du XVIIIème siècle. Elle constitue pourtant une réelle préoccupation depuis très récemment seulement puisque ce sont les lois de 2002 puis de 2009 qui ont rendu sa tenue obligatoire. La FEGAPEI a récemment initié un questionnaire sur les systèmes d’information de notre secteur : sur 250 répondants 53% estiment que leur dossier prioritaire est le dossier de l’usager. De notre côté, l’idée de création d’un logiciel de gestion de dossier de l’usager a germé en 2004 et, avec son utilisation, est rapidement venue l’idée de le mutualiser aux autres associations qui souhaitaient l’utiliser (c’est ce qui a notamment conduit à la création de Ressourcial, fin 2012).logo_ressourcial_etoileLa question du Dossier Informatisé de l’Usager (DIU) est complexe pour nos associations car, bien plus que l’acquisition d’un simple logiciel, il s’agit de bâtir le système d’information, sinon directement autour de ce dossier, au moins en relation directe et privilégiée avec lui. Afin d’envisager rapidement une ou plusieurs initiatives opérationnelles qui permettront à chaque association d’accéder à un DIU qui lui soit adapté, Ressourcial organisait le 27 janvier dernier à Paris une journée d’échanges autour de ses différents aspects. Cette journée, qui a rassemblé près de la moitié des adhérents de Ressourcial, a notamment abouti à la constitution de trois groupes de travail.

Durant cette journée, avant que plusieurs associations présentes témoignent de leurs parcours relatifs au dossier de l’usager et fassent part aux personnes présentes de leurs expériences concernant sa mise en place, Laetitia Jallud, responsable des pôles Gestion et Projets de Ressourcial, est revenue sur les étapes clés de la conception d’un outil de gestion du Dossier Informatisé de l’Usager en mode gestion de projet.logiciel02_02Le secteur médico-social est, et se revendique d’être, « spécifique », et cela sur plusieurs aspects : financement, accompagnement, personnes accueillies, types de handicap, etc. Il est également, de par sa genèse, solidaire et implique de nombreux acteurs, dont pas moins de 30 000 ESSMS. Les besoins sont donc importants et en perpétuelle évolution. De plus, ce secteur médico-social dépend de plusieurs financeurs distincts et doit par ailleurs faire face à de multiples interlocuteurs. Néanmoins, la législation se renforçant progressivement, les « règles » l’encadrant deviennent plus strictes, des arrêtés spécifiques organisant le secteur et ses activités se font jour.

Une institution gestionnaire accompagne des usagers, les suit avant, pendant et après leurs admissions (par l’intermédiaire de services de suite). Elle gère tous types de documents (administratifs, médicaux, etc.), les produit de plus en plus collaborativement (entre les équipes, avec les autorités et les partenaires, etc.), collecte des données (en produisant des enquêtes, des rapports…), et les consolide, afin de pouvoir en rendre compte ou encore pour l’aider au pilotage et à la prise de décision.

Concernant les données relatives au suivi du parcours de l’usager, au début des années 2000 le but était simplement de retranscrire un dossier papier, de gagner du temps grâce à l’informatisation des traitements administratifs et de pouvoir disposer d’un accès vers ce dossier depuis différents lieux géographiques. Des règles durent donc être écrites, afin de garantir au mieux l’usage de ce dossier et notamment la communication et l’échange des données qu’il abrite.

Journee_Dossier_UsagerLa première étape fut de concevoir et de mettre en place un dossier centralisé, de créer les documents légaux tels que contrats, PIA… (documents qui continuent encore d’évoluer), de compiler les informations de tous les accompagnements mis en place pour l’usager, ainsi que les écrits dont ils étaient à l’origine. Aujourd’hui les besoins ont évolué vers plus de transversalité des pratiques mais surtout vers plus de partage des informations qui en résultent, les différents acteurs étant au service du projet de l’usager.

Cette période récente a ainsi permis une prise de conscience et une réflexion plus importantes par rapport au dossier d’usager qui, comme nous le rappelions en introduction, ne doit pas se limiter à un simple logiciel d’enregistrement de données mais doit fonctionner en relation directe et privilégiée avec le système d’information de l’association.

Savez-vous qu’en 2014 pas moins de 121 solutions de gestion du dossier de l’usager étaient disponibles sur la marché, contre 3 seulement quatorze ans plus tôt, en 2000. Parmi les nombreux éditeurs et/ou les solutions « maison » envisageables, le choix s’avère alors délicat et complexe, sans compter que, comme nous le rappelions dans un article précédent :
« …aucune des solutions [proposées par les éditeurs] n’est réellement convaincante car il s’agit trop souvent de solutions peu matures et qui ne permettent pas de couvrir l’ensemble des besoins nécessaires. En outre le modèle propriétaire défendu par les éditeurs commerciaux (…) constitue une menace pour les associations gestionnaires par le lien de dépendance qu’il suscite. Ce modèle propriétaire est également une menace pour les données des personnes accueillies et accompagnées dont la pérennité (fixée à 30 ans minimum) n’est ici en rien garantie. »

icones_gestusaAinsi, au regard des enjeux et investissements, tant financiers qu’en ressources humaines, qu’impliquent l’acquisition et le déploiement d’un Dossier Informatisé de l’Usager, aucune association ne peut se permettre le luxe de l’improvisation dans la conduite de ces démarches. Un mode « gestion de projet » est alors primordial, durant lequel il sera recommandé de respecter des étapes phares, parmi lesquelles :

1 – Définir les besoins :
– quel est le périmètre exact du logiciel ?
– concerne-t-il tout ou partie de l’organisation ?
– pour quels types d’établissements sera-t-il utilisé ?

2 – Définir les fonctionnalités attendues :
– par rapport aux éléments déjà présents dans le SI,
– par rapport aux nouveaux éléments envisagés (par exemple cahiers de liaison, gestion des listes d’attentes, des plannings, exports, etc.) ;

3 – Définir les moyens déjà à disposition et ceux à mettre en œuvre (communication, formation des salariés, aspects techniques, projet informatique, etc.) :
– la communication,
– la formation des salariés,
– les aspects techniques,
– le projet informatique ;

4 – Élaborer le cahier des charges (CDC) du projet ou, autrement dit, de son « utopie » ;

5 – Lancer un appel d’offre et/ou réaliser un comparatif des solutions existantes ;

6 – Sélectionner le logiciel (benchmarking), un choix notamment déterminé par :
– le budget,
– l’équipement disponible,
– le planning ;

7 – Déterminer un planning de mise en place du logiciel ;

8 – Mettre en place un groupe pilote ;

9 – Réaliser le déploiement du logiciel :
– effectuer les paramétrages nécessaires,
– former les professionnels utilisateurs,
– effectuer les saisies initiales et/ou les imports de données existantes ;

10 – Assurer la maintien dans le temps :
– s’adapter au turn-over des professionnels (prévoir des cycles de formation),
– s’appuyer sur les équipes de direction, impliquer les cadres de secteur,
– s’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux besoins,
– assurer les mises à jour continues des fonctionnalités.

Ressourcial, Groupement Social de Moyen (GSM), ne vend pas mais mutualise (une position parfois délicate face, ou plutôt pour, les éditeurs) des ressources avec l’ensemble de ses adhérents. La solution de dossier de l’usager, Gestusa 2, proposée par notre Groupement existe depuis 2008. Il s’agit d’une solution web, un logiciel de conception modulaire permettant un déploiement progressif. En terme d’informatique il commence néanmoins à être ancien.

Afin d’y remédier et de pouvoir continuer de permettre à chaque association d’accéder à une solution de DIU qui lui soit adaptée, Ressourcial vient de constituer trois groupes de travail qui vont continuer à œuvrer directement dans ce sens. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Pour un « Dossier Informatisé de l’Usager » accessible à chaque association : constitution de 3 groupes de travail

Les commentaires sont fermés.