Suite au Conseil de Surveillance de Ressourcial du 27 avril 2016

2015 a marqué la troisième année de fonctionnement de Ressourcial et son deuxième exercice comptable (l’exercice initial couvrant les années 2013 et 2014). Cette troisième année a aussi marqué le franchissement d’un cap en confirmant la validité et la pérennité de l’idée initiale : il y a effectivement place, dans le secteur médico-social, pour une démarche de partage de ressources en système d’information.

Durant cette année 2015 Ressourcial s’est renforcé du côté du nombre d’adhérents, de la diversité des ressources partagées, et du nombre total des projets conduits. Le groupement a aussi gagné en visibilité, ce qui lui permet aujourd’hui d’être associé à certaines réflexions visant à définir les politiques publiques en matière de Systèmes d’Information. Le 27 avril dernier se tenait le Conseil de Surveillance de Ressourcial, l’occasion de dresser un nouveau bilan des activités réalisées par notre Groupement Social de Moyens.(1)

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Évolution des membres

18 nouvelles associations ont rejoint les membres de Ressourcial sur l’année 2015, puis 4 de plus depuis le Conseil de Surveillance précédent (4 décembre 2015), portant désormais le nombre total à 51, répartis comme suit :

  • membres fondateurs : 3
  • membres actifs : 17
  • membres utilisateurs : 31

Ajoutons que 7 nouvelles adhésions sont en cours à la date de ce Conseil de Surveillance.

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Répartition des membres (territoire métropolitain et île de la Réunion)

Évolution de l’activité : les ressources logicielles « historiques »

Ressourcial est né de l’idée du partage de ressources. Cette idée a connu des fortunes diverses mais quatre ressources demeurent du partage originel.

Gestusa : un membre supplémentaire est venu s’ajouter à la liste des utilisateurs de cette application. Elles sont ainsi désormais quatre associations à partager cette ressource logicielle de gestion des données concernant les usagers.

Gestetab : réservoir de données concernant les établissements et services médico-sociaux, deux nouvelles associations ont déployé cette application portant donc à 5 le nombre d‘utilisateurs de cette ressource.

Sages : tableau de bord interactif pour le pilotage d’une organisation un seul membre reste utilisateur.

Gestactiv : outil de recueil et de mesure de l’activité, cette application mise à disposition au sein de Ressourcial suite au cours du Conseil de Surveillance du 18 mars 2014 ne reste à ce jour utilisée que par un seul membre.

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Évolution de l’activité : les autres ressources

Au-delà des ressources logicielles « historiques » et des formations, d’autres ressources sont venues peu à peu compléter le panel d’offres mutualisées par Ressourcial.

Messagerie collaborative : le serveur de messagerie collaboratif est partagé cette année avec un membre supplémentaire, permettant au total à trois adhérents de mutualiser cet hébergement.

Hébergement de données : le but de la mutualisation est ici d’externaliser de façon sécurisée et fiable ses données, grâce à des serveurs mutualisés que Ressourcial met à disposition des membres qui en font la demande. Trois adhérents partagent désormais cette ressource.

Infogérance informatique : trois membres partagent cette ressource.

Diagnostic-flash : le diagnostic-flash a été la prestation phare de l’année 2015, durant laquelle 10 d’entre eux ont été conduits. Il s’agit pour des associations de réaliser un état des lieux de leur système d’information afin de pouvoir ensuite mettre en œuvre les différentes étapes menant à son amélioration ou son optimisation. Le diagnostic-flash est une intervention rapide et réactive permettant à la Direction Générale d’un organisme gestionnaire de répondre à la question : « par où commencer en matière de SI ? ». Les retours des associations nous ayant fait confiance pour la réalisation de ces diagnostics ont été positifs et le besoin dans ce domaine semble se confirmer sur 2016 puisqu’une dizaine d’autres diagnostics sont d’ores et déjà programmés à la date de ce Conseil de Surveillance.(2)

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Déroulement d’un diagnostic-flash (cliquer pour agrandir)

Accompagnement au recrutement : les conclusions d’un diagnostic-flash permettent d’identifier les ressources à renforcer afin de tâcher d’optimiser son système d’information. Ces ressources peuvent aussi bien être matérielles qu’humaines. En ce sens Ressourcial a assuré, dans la continuité des diagnostics-flash réalisés en 2015, le recrutement de quatre salariés : un technicien, deux ingénieurs et un DSI pour le compte de 4 associations. Ressourcial a également assuré le recrutement du technicien pour un membre, mis ensuite partiellement à disposition du groupement.

Accompagnement des personnes recrutées : toujours dans la continuité des ressources précédemment énoncées (notamment le diagnostic-flash et l’accompagnement au recrutement), il s’agit de conserver la dynamique amorcée et d’aider les professionnels recrutés dans l’acculturation des systèmes d’information, bien souvent nécessaire au regard des particularités et spécificités de ceux de notre secteur. Cette prestation prend la forme d’un « coaching » à savoir d’un accompagnement suivi, pouvant aller de quelques jours à plusieurs mois, afin de démarrer plus efficacement le lancement des missions des nouveaux professionnels. Les quatre recrutements de professionnels réalisés par Ressourcial en 2016 ont été suivis d’un accompagnement, d’une durée variant de 6 mois à 2 ans.

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Accompagnement à l’écriture d’un SDSI (Schéma Directeur des Systèmes d’Information) : toujours au cours des diagnostics-flash réalisés, il est souvent fait état du besoin pour les organisations de disposer d’un Schéma Directeur de leur Système d’Information. Que celui-ci consiste en une « simple » feuille de route retraçant les actions à mener par ordre de priorité ou allant vers un SDSI complet sur plusieurs années, 3 associations ont souhaité être accompagnées dans la conduite de ce type de projet.

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Élaboration d’un SDSI (cliquer pour agrandir)

Questionnaires et enquêtes en ligne : cette prestation a cette année été réalisée par Ressourcial, pour 4 organisations.

Outil de suivi du CPOM (version 2) : 2015 a été l’année de réalisation d’une nouvelle version de l’outil de suivi du CPOM, initiée fin 2014. Initialement adossé à SAGES, cet applicatif a été remanié afin de prendre en compte les nouveaux enjeux liés aux CPOMs, notamment les évolutions poussées par la mise en œuvre nationale de projets tels qu’e-Cars autour de cette question. Trois associations ont montré leur intérêt pour cet outil et sont en cours de déploiement sur 2016.

acapelhaACAPELHA : déposé en octobre 2014 dans le cadre d’un appel à projet initié par l’ARS Rhône-Alpes en vue du « financement d’un projet innovant en santé publique », le projet « Quantifier et qualifier la demande et l’offre de prestation médico-sociale par une approche simple, robuste et pragmatique. » a démarré au 1er septembre 2015 comme prévu. Afin de faciliter sa communication, il se fait désormais appeler « ACAPELHA ».(3)

Adossé à deux rapports majeurs, à savoir les rapports intitulés :

  • « Établissements et services pour personnes handicapées : offres et besoins, modalités de financement » ;
  • et « Zéro sans solution : le devoir collectif de permettre un parcours de vie sans rupture, pour les personnes en situation de handicap et pour leurs proches » ;

ce projet de recherche a l’ambition de promouvoir des expériences visant à l’amélioration des parcours de soins ou de santé des personnes en perte d’autonomie du fait de la maladie, de l’âge ou d’une situation de handicap.

Au niveau opérationnel, il s’agit de qualifier et quantifier l’offre et la demande des prestations médico-sociales, tout comme l’expression de cette offre. La mise en œuvre d’un référentiel de correspondance permettra d’associer l’offre disponible des différents ESSMS aux différents besoins que les personnes peuvent rencontrer tout au long de leur parcours de vie, tout en prenant en compte les initiatives déjà en place, telles que TSN Pascaline, ViaTrajectoire, etc.

Porté par 3 membres de Ressourcial en collaboration avec deux laboratoires universitaires, ce projet permet également à tout membre du Groupement qui le souhaite de s’associer à ces objectifs.

Gestusa3 ou Gestusa Free : en lien avec les réflexions visant à concrétiser les orientations du rapport « Zéro sans solution », Ressourcial a pris l’initiative de lancer le projet Gestusa Free dont les objectifs sont de mettre à disposition dans les conditions de la licence logicielle GNU GPL un logiciel de gestion informatisée du dossier de l’usager qui soit :

  • Accessible :
    • pour les utilisateurs finaux (par son ergonomie, sa convivialité, son adaptation aux besoins du coeur de métier),
    • pour les personnes accueillies et accompagnées ((au sens notamment des règles européennes FALC – Facile A Lire et à Comprendre),
    • pour les budgets des ESMS (l’application sera ouverte en téléchargement à tous les ESMS – membres ou non de Ressourcial).
  • Adapté :
    • au cœur de métier (au sens de la conformité avec les nomenclatures SERAFIN),
    • au parcours de la personne accueillie ou accompagnée (en référence à la mission RAPT).
  • Communautaire :
    • garantissant la maîtrise des organismes gestionnaires et des utilisateurs (et notamment la pérennité dans le temps des données, conforme aux exigences du futur Système National des Données de Santé),
    • fondé sur la préservation du capital immatériel des ESMS (dans le cadre d’une gestion raisonnée des connaissances tacites et explicites).,
    • prévenant les risques que fait courir le modèle « privateur » des éditeurs commerciaux (selon les données de la COFACE en 2012, derniers chiffres connus, 1305 entreprises du secteur de l’informatique ont fait défaillance en 2015).

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Initialement lancé sous forme de crowdfunding ce projet est aujourd’hui porté par 3 associations membres.

Évolution de l’activité : les formations

Au cours de l’année 2015, Ressourcial a réalisé 1 785 heures de formations au profit de 227 stagiaires répartis au sein de 6 associations membres. Ces formations entrent dans les catégories suivantes :

  • spécialités plurivalentes de la communication,
  • traitement de l’information,
  • spécialités plurivalentes sanitaires et sociales,
  • travail social.

formations

Au cours du dernier trimestre 2015 nous avons contribué avec l’IAE Lyon 3 au montage de deux MOOC tutorés sur l’introduction à la cartographie des processus métiers et sur le pilotage des processus métiers intitulés CartoPro’s et PiloPro’s.

Évolution de l’activité : les autres initiatives

Les initiatives en commun

La mise en œuvre des clubs utilisateurs pour les applications métiers a été initiée en 2014. Cela demande du temps. Il faut construire des pratiques d’échange, de décentration des situations spécifiques, développer la réflexivité les questions SI propres à chacun pour élaborer dans une démarche de réflexions communes.

Nous remarquons néanmoins que les dossiers à résonance nationale et inscrits dans l’actualité du moment retiennent toute l’attention de la grande majorité des adhérents. Ils sont nombreux à souhaiter que le groupement se distingue par une attitude pro-active. En ce sens, ils ont été en pleine possession de ces sujets par la mise en œuvre de journées de travail en commun, notamment pour :

  • Disposer d’un temps d’échange privilégié avec l’éditeur Cegi-Alfa autour de ses logiciels de gestion, majoritaires dans le secteur. L’idée de ce temps était d’apporter une médiation dans les échanges en parlant d’une voix commune plutôt que « seulement » celle d’une institution isolée. Les retours sur cette journée ont été très positifs.
  • Échanger au sein d’un « Club Décideurs SI ». Les questions de SI étant de plus en plus imbriquées au sein des stratégies des institutions gestionnaires, il nous a semblé opportun de proposer aux membres de Ressourcial qui avait identifié une personne en charge des questions SI de se regrouper pour trouver des thématiques sur lesquelles un travail et/ou des réflexions communes pourraient être lancés.
  • Définir 3 axes d’études et groupes de travail autour du dossier de l’usager à la suite de la journée du 27 janvier 2016 et dans la résonance du projet « une réponse accompagnée pour tous » piloté par Marie-Sophie DESAULLE.
  • Mettre en œuvre un groupe de travail autour du tableau de bord médico-social de l’ANAP pour encourager la capitalisation des expériences entre les opérateurs, pour leur permettre d’échanger autour des prérequis nécessaires en interne et autour de vignettes de réussite.

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Ainsi, Ressourcial permet à ses membres de se regrouper pour pouvoir s’exprimer d’une seule et même voix et leur permettre de « se faire entendre », que ce soit sur des sujets très spécifiques au sein du SI, ou au contraire plus transversaux.

Ressourcial a également participé ou été à l’origine d’autres initiatives :

  • Organisation des journées « Numérique et intervention sociale, un monde en mutation » les 19 et 20 novembre 2015 à Lyon 1 aux côtés de l’ADEA, l’ESSE et Fréquence Ecoles.
  • Participation à l’Université d’été FISAF à Albi les 9 et 10 juillet 2015.
  • Contribution à la TaskForce FISAF en juin et septembre 2015 (débouchant sur une convention de partenariat).
  • Ateliers « Accompagner les pratiques numériques » : Feurs, Roanne, Fontaines, Chatillon d’Azergues.

Bilan et perspectives

Renforcement d’appuis techniques

L’offre CIL (Correspondant Informatique et Libertés) : il s’agit pour les membres de faire évoluer ou de rendre conforme leur SI à la loi et au-delà à l’éthique et à la déontologie que requièrent nos métiers qui sont, pour l’essentiel, des métiers de l’humain.

Ainsi, il leur revient de s’interroger de façon continue sur la pertinence des usages, de la sécurité et de la confidentialité des données traitées. Au-delà de la simple réponse à la loi dite Informatique et libertés, Ressourcial fait la promotion d’une acculturation de l’ensemble des utilisateurs du Système d’Information à la question « Informatique et Libertés ». L’objectif est que la gestion et les usages de nos SI, qui permettent désormais la conservation d’énormes quantités de données, notamment personnelles, ne puisse mettre pour autant en cause le droit des personnes que nous accompagnons à voir leur intimité préservée.

La fouille de données et l’informatique décisionnelle : pilotage et prospective : les associations étant en possession de données de plus en plus accessibles et organisées, elles sont en mesure d’avancer sur les questions de Business Intelligence. Il s’agira ainsi de pouvoir disposer, rendre compte mais aussi prédire, envisager et réaliser des hypothèses pour piloter au plus proche de la réalité. Des outils tels que celui mutualisé au sein de Ressourcial, Qlikview, laisse la part libre pour ces réalisations.

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Il est ainsi question de réaliser des applications, redistribuées ensuite sous les conditions du logiciel libre, que les associations peuvent ensuite héberger de par leurs propres moyens ou de façon mutualisée au sein de Ressourcial.

Renforcement du travail en lien avec les fédérations

Groupement Social de Moyens, Ressourcial est interdit (et s’interdit) de toute forme de publicité. Ressourcial ne fait ainsi pas de prospection. Ce sont les adhérents qui, par le bouche à oreille, peuvent faire connaître le groupement. Une autre voie pour le Groupement est celle des partenariats noués avec les fédérations d’associations. Celles-ci disposent en effet généralement d’une forte capacité de communication dans la mesure où elles bénéficient d’un rayonnement national et permettent d’attester d’un gage de qualité, plutôt rassurant. Certaines associations encore peu initiées aux notions de Système d’Information peuvent ainsi connaître Ressourcial et nous solliciter suite à une recommandation d’une de ces fédérations de sa connaissance.

C’est ainsi qu’à ce jour Ressourcial compte parmi ses membres 3 fédérations qui peuvent faire bénéficier des prestations Ressourcial à leurs adhérents : la FEGAPEI, la Fédération Générale des PEP et la FISAF. Le partenariat avec ces fédérations renforce la capacité d’innovation des partenaires.

Notre contribution à l’élaboration des politiques publiques

Ressourcial est aussi sollicité, directement ou par le biais des fédérations, pour participer à des réflexions visant à l’élaboration des politiques publiques. Il en est ainsi pour :

  • les Tableaux de Bord partagés de l’ANAP,
  • les suites à donner au Rapport « Zéro sans solution »,
  • les groupes techniques SERAFIN PH,
  • le chantier « Contrôle de Gestion » de la CNSA,
  • enfin à l’initiative de la CNSA et autour de la mission une Réponse Accompagnée pour Tous des contacts sont noués avec l’ANCREAI et Ressourcial en vue d’élaborer une description de référence pour le Dossier Informatisé de l’Usager.

Des projets pour 2016

Certains des projets évoqués plus haut initiés en 2015 se poursuivent en 2016 il en est ainsi de :

  • Gestusa Free
  • ACAPELHA

D’autres viendront s’ajouter :

  • projet de recherche AURAMOB avec l’INSA concernant le transport des usagers,
  • divers projets de Business Intelligence (Informatique décisionnelle).

 


 

(1) : Ressourcial est un groupement social de moyens (GSM). Constitué sous forme associative, le GSM permet à des organisations sans but lucratif (sous condition de ne pas soumettre plus de 20 % de son CA à la TVA) de mutualiser des ressources à prix coûtant, à condition que cela ne génère aucun profit. Ainsi, plus il y a de membres utilisateurs, plus c’est économique individuellement.

(2) : C’est fin 2014 qu’était mise en place cette ressource de « Diagnostic-flash » du système d’information au sein du Groupement. Ce pari a été gagnant puisque les prévisions se sont avérées largement dépassées : les associations sont effectivement en pleine interrogation autour de leur stratégie en termes de Système d’Information, cela est confirmé par deux enquêtes conduites par la Fegapei et le Syneas comme par des initiatives prises par la FEHAP et le CIGREF. Les associations souhaitent disposer d’un bilan rapide qui leur permette de définir des axes de travail en vue d’une évolution proche.
La réitération auprès de six associations disposant d’organisations distinctes et variables a permis de véritablement structurer cette prestation, tout en laissant la souplesse nécessaire pour garder une restitution personnalisée et tenant compte de l’ensemble des facteurs considérés.
Toutefois, comme on peut le constater aux vues des résultats, ces diagnostics-flash ne restent quasiment jamais sans suite, ce qui démontre bien la volonté des associations d’avancer sur la question de leur système d’information. Il convient donc de veiller à garder une longueur d’avance sur les besoins à venir des membres, pour pouvoir continuer de leur proposer des prestations dont ils ont effectivement besoin.

(3) : Accès et Continuité de l’Accompagnement des Personnes Enfants et aduLtes en situation de HAndicap.

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