Les annuaires, au cœur de l’urbanisation des Systèmes d’Information du secteur médico-social (1/3)

Première partie : l’annuaire des établissements et des services

Urbanisation, la métaphore s’avère une référence pertinente lorsque l’on réfléchit au devenir de nos Systèmes d’Information (SI). La démarche de l’architecte qui intervient sur un territoire s’apparente à celle du professionnel qui veut agir sur le système d’information. Celui de la « ville-association » s’organise en quartiers subdivisés en zones qui comportent à l’intérieur des blocs ; c’est une problématique sur laquelle nous reviendrons. Dans la « vraie vie », pour se repérer dans la ville, nous avons souvent besoin de recourir à des annuaires. Celui du téléphone est sans doute le plus connu. Il en est de même pour nos SI : où et à qui adresser les données que nous produisons ? Pour répondre efficacement et rapidement à cette question le SI doit disposer d’annuaires.

stockage_securisePositionnés au cœur des Systèmes d’Informations, ces annuaires consistent en des entrepôts de données de référence destinés à alimenter les diverses applications qui composent ces systèmes. Selon leurs fonctions et finalités, ces lieux de stockage uniques et sécurisés peuvent s’avérer de types et de natures extrêmement variés.

Nous vous proposons un panorama, en trois parties, sur les potentiels et les intérêts des trois types d’annuaires « piliers » de plus en plus incontournables des Systèmes d’Informations du secteur médico-social. Avant celui dit « d’entreprise » puis celui « des usagers », gros plan cette semaine sur l’annuaire des établissements et des services.

Les données, importance et risques

urbanisation_siExploiter et maintenir son Système d’Information de manière optimale, pouvoir également le développer pour l’adapter continuellement et efficacement aux besoins sans cesse émergents de nos structures, nécessite de tenir compte de l’hétérogénéité de l’ensemble de ses composants (applications, serveurs, terminaux fixes ou mobiles, etc.), mais aussi de la quantité d’informations qu’il recueille et donc exploite.

Si une des préoccupations majeures de Ressourcial s’attache au premier aspect (réfléchir avec ses membres et proposer des solutions et des applicatifs adaptés aux besoins de nos structures du secteur médico-social), le second (l’hébergement des données) en est naturellement indissociable et en découle même directement. Or, parmi ces données, nombreuses sont celles que l’on peut qualifier de « récurrentes » pour le Système d’Information, c’est-à-dire qui sont exploitées simultanément par plusieurs des applications qui composent ce SI.

Il est aannuaireisé de comprendre qu’une éventuelle duplication de ces données en autant de copies que nécessaires à l’alimentation des différentes applications est absolument contre-productif. En effet, outre la multiplication des tâches ainsi engendrée (doubles saisies, mises à jour consécutives, etc.), il y a surtout les risques, faute d’une extrême rigueur dans l’exécution de ces tâches redondantes, d’obtention de données discordantes.

Il est alors indispensable que ces données de référence disposent d’un lieu de stockage unique, central, sécurisé et fiable, vers lequel convergent et viennent puiser de façon optimale les différentes applications du Système d’Information. C’est le rôle dévolu aux annuaires.

L’annuaire de gestion des données de référence des établissements et services : l’exemple de Gestetab

Répondant directement et très concrètement à ces besoins, l’application Gestetab développée par Ressourcial est une banque de données de référence des établissements et services d’une même association.

Une application modulable

Elle fonctionne ainsi comme un entrepôt de données dont le principe est d’être un lieu unique de stockage, toujours à jour et destiné à nourrir, via des API (acronyme anglophone pour interface de programmation applicative), des passerelles vers d’autres applications ou à fournir des vues ou représentations adaptées aux besoins des utilisateurs.

Quelques usages :

  • renseigner « d’un clic » les 150 items de caractérisation du Tableau de Bord de l’ANAP ;
  • tenir à jour le volet « établissements » du site web associatif ;
  • produire facilement des fiches de présentation des établissements, des livrets d’accueil, etc. ;
  • générer des alertes automatiques : visite de la commission de sécurité, fins de contrats de maintenance ;
  • produire des informations : surface des ESMS, liste des médecins du travail, etc. ;
  • définir un « profil-type » d’ESMS en vue d’une réponse à un appel à projet ;
  • s’interfacer avec une application de dossier informatisé de l’usager, de SIRH, de comptabilité ;
  • et bien d’autres usages encore dont les seules limites sont celles de nos imaginations !

Un contenu riche

gestetabL’annuaire Gestetab présente alors l’ensemble des établissements et services de l’association, qu’il est possible de filtrer selon différents critères (le type de structure, le nom, le type de public accueilli ou encore la localisation géographique). Modulable, elle permet de présenter, pour chacun de ces établissements et services, différents groupes d’informations.

Le premier d’entre eux, accessible au plus grand nombre, réunit celles constituant sa « carte d’identité » (raison sociale, adresse, nom du directeur, etc.). Les groupes suivants sont adaptés à des besoins plus spécifiques :
– Communications aux autorités
– Ressources de l’ESSMS (humaines et matérielles)
– Administration
– Directions et départements
– Patrimoine et projets
– Vérifications périodiques
– Contrats de maintenance

Une application souple

En effet, nul besoin d’être informaticien averti pour l’adapter à ses propres besoins. Un module spécifique d’administration permet de créer les onglets ou sections souhaités ainsi que les contenus qui y sont associés. Ce module est « appropriable » en moins d’une journée de transfert de compétences.

Selon les droits ouverts, l’utilisateur peut accéder à différentes informations, ces accès pouvant être paramétrés par professionnel en fonction des besoins et responsabilités.
Il s’agit enfin d’une application de type web, accessible par un simple navigateur Internet (donc depuis n’importe où, à condition qu’une connexion Internet soir accessible).

Une application évolutive

L’application Gestetab évolue régulièrement pour répondre aux besoins des associations utilisatrices et des organismes de contrôle. Ainsi la version actuelle a bénéficié, entre autres, d’une mise à jour par les soins de Ressourcial de ses trois principaux groupes d’informations (« Carte d’identité de l’établissement », « Communication aux autorités », « Ressources de l’ESSMS »), en conformité avec les exigences de l’ANAP, qui impose désormais aux établissements de détenir et mettre à jour un certain nombre d’informations les concernant.

Elle permet aussi de distinguer les informations des établissements multi-sites ou encore celles de ceux gérant différentes sources de financements (à numéros comptables distincts).

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