Les annuaires, au cœur de l’urbanisation des Systèmes d’Information du secteur médico-social (2/3)

Seconde partie : l’annuaire d’entreprise

On l’a vu la semaine dernière avec l’exemple de celui dédié aux établissements et services de nos associations : en permettant de conserver, gérer et exploiter de manière efficace et optimale des ensembles d’informations, un annuaire est finalement une base de données qui « offre ses services » à d’autres logiciels, ces derniers venant y puiser les informations qui leur sont nécessaires. Ce réservoir de données, en constituant un lieu de stockage central, unique et sécurisé, offre alors l’avantage, parmi d’autres, de supprimer tous les risques (redondance, erreurs de saisie, etc.) associés à une multiplication de données identiques.

Voici le second volet de notre panorama, en trois parties, sur l’intérêt des trois types d’annuaires « piliers » des Systèmes d’Informations du secteur médico-social. Après celui des « établissements et services » et en attendant celui « des usagers » qui conclura cette série, nous nous penchons cette semaine sur l’annuaire d’entreprise.

Ne nous y trompons pas : l’annuaire dont il s’agit ici constitue plus qu’un simple répertoire de personnes auquel seraient associées, par exemple, des informations de contact (numéros de téléphones, adresses mail, etc.) : il permet également des tâches spécifiques tels la recherche, le classement et l’organisation des informations, afin de le rendre adapté à différents usages.

annuaire_2Le premier de ces usages réside dans l’authentification des utilisateurs du système d’information. Cette authentification tend à devenir unique (en anglais Single Sign-On : SSO) : une méthode qui permet à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications informatiques (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification. L’annuaire d’entreprise devient dès lors une pièce maîtresse de la sécurité du système. En effet les données enregistrées dans l’annuaire d’entreprise vont potentiellement pouvoir être mises à disposition, en continu, de la plupart des applications en service dans l’entreprise (gestion du serveur de messagerie, des droits d’accès et d’utilisation des logiciels, etc.). Pour assurer les fonctions attendues, il est primordial que ces critères de recherche soient à la fois puissants et d’usage simple.

L’annuaire d’entreprise, pour quelles utilisations ?

La grande force d’un annuaire d’entreprise est sa faculté de pouvoir gérer, dans un même lieu, l’ensemble des profils utilisateurs et des caractéristiques des ressources (applications, logiciels, etc.) auxquelles ceux-ci peuvent potentiellement accéder.

Ainsi la gestion des droits d’accès aux données mais aussi aux ressources se réalise désormais couramment par une authentification des utilisateurs grâce à un couple « login d’identification/mot de passe » et les données sont transférées via des protocoles réseaux (LDAP par exemple). Un annuaire d’entreprise va alors par exemple permettre :

  • annuaire_3La gestion des autorisations d’accès à certaines applications (par exemple la possibilité de réserver l’accès d’un intranet d’une société uniquement à ses collaborateurs en vérifiant, directement dans l’annuaire, leur appartenance à celle-ci).
  • La gestion des droits d’accès et d’utilisation relatifs aux applications et logiciels d’une société : autoriser des droits de visualisation à certaines catégories de salariés, des droits de modifications à d’autres, etc.).
  • La diffusion de messages ciblés vers certaines catégories de salariés (envoyés à des listes de diffusion « triées » selon des critères spécifiques (par exemple les employés enregistrés comme cadres).

Pour remplir efficacement son rôle, l’annuaire devra par ailleurs résolument s’avérer :

  • dynamique : dont le contenu peut être mis à jour rapidement et aisément afin de refléter en temps réel toutes modifications et réduire ainsi les délais de diffusion de l’information ;
  • flexible : dont la structure (l’organisation des données) peut être modifiée pour s’adapter aux éventuels nouveaux besoins émergeant (par exemple consécutifs à la réorganisation des services de l’entreprise) ;
  • sécurisé : dont l’accès aux contenus est contrôlé en fonction de règles ou critères prédéterminés, par exemple l’identité de l’utilisateur.

Indissolublement lié à une politique de formation et d’information des utilisateurs à la sécurité, l’annuaire d’entreprise s’avère un composant vital du système d’information d’une organisation, un référentiel partagé de ses utilisateurs et des ressources mises à leur disposition. En permettant de localiser et d’identifier précisément chacun d’eux, il facilite et sécurise l’accès à l’information.

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