Les annuaires, au cœur de l’urbanisation des Systèmes d’Information du secteur médico-social (3/3)

Troisième partie : l’annuaire des usagers

Nous concluons cette semaine notre focus, en trois parties, sur les potentiels et les intérêts des annuaires « piliers » et de plus en plus incontournables des systèmes d’information de nos associations gestionnaires d’établissements et services du secteur médico-social. Ces systèmes d’information sont structurés autour d’applications caractéristiques des métiers de chacun de ces établissements et services. Quelles que soient les spécificités de ces métiers, une gestion optimale et efficace des données relatives aux parcours des usagers sera, dans tous les cas et tout au long de l’accompagnement de ces personnes au sein de nos structures, d’une importance majeure car contribuera directement à la qualité des services rendus.

Participant même indéniablement au socle de nos activités, l’organisation, la transmission efficace et la conservation sécurisée des informations relatives à ces parcours composent alors, pour chacun de nous, des impératifs positionnés au cœur de nos préoccupations. Pierre angulaire du système d’information, c’est l’annuaire des usagers qui, s’il est bien « pensé », est à même de relever ces défis.

Un annuaire au service de l’usager, mais pas seulement

Alors que le principal rôle dévolu aux annuaires que nous présentions précédemment (l’annuaire des établissements et services et l’annuaire d’entreprise) est « d’offrir des services » à d’autres logiciels, celui de l’usager a pour but principal d’améliorer la qualité d’un service à la personne. Son rôle doit en effet être d’organiser, de conserver et de transmettre efficacement les informations relatives au parcours de l’usager, nécessaires aux professionnels, tout au long de son accompagnement. Cet outil informatisé doit donc être construit pour l’usager et autour de lui.

Mais au delà de ce but d’amélioration du service à la personne, le rôle de l’annuaire des usagers, en conformité avec le principe d’unicité dont nous avons déjà souligné l’importance dans nos articles précédents pour tous les types d’annuaires, peut s’avérer encore plus ambitieux : en composant une base de données unique, centrale, interrogeable en permanence et constamment mise à jour, elle peut en effet potentiellement devenir source d’informations de référence pour de multiples autres aspects gravitant autour de l’usager. Ceux-ci peuvent par exemple concerner la vie générale de la structure, son activité, la facturation, l’observation des ressources disponibles (gestion des listes d’attente, des flux, etc.), les réponses aux interrogations des autorités (statistiques, enquêtes, RAF, etc.), et bien d’autres encore qui pourraient être nombreux à lister.

Un annuaire sensible

Dès notre premier article de cette trilogie consacrée aux annuaires, nous mettions l’accent sur l’importance « stratégique » des données d’une organisation mais aussi sur les risques relatifs à leur gestion et à leur conservation. Si l’on peut affirmer que l’information décisionnelle et le pilotage efficaces de nos établissements reposent sur la mise en œuvre de bases de données structurées, uniques et fiables, celles touchant directement les publics accueillis peuvent être qualifiées de particulièrement sensibles. Alors, au-delà d’une sécurisation scrupuleuse des données, tout annuaire d’usagers doit respecter, pour ces derniers, des obligations d’information et d’accès permanent au contenu de leurs dossiers (conformément à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978), mais aussi d’opposition et de rectification sur les informations qu’il contient.

De l’intérêt de l’informatisation

Un annuaire ou « dossier » d’usager sera idéalement un outil commun, partagé par les différents professionnels impliqués dans l’accueil, l’accompagnement et le suivi de la personne. Le format informatisé doit alors répondre à des exigences de travail collaboratif, d’accès permanent, de mise à jour en temps réel des contenus, de confidentialité, puis de classement et d’archivage. L’informatique peut alors ici permettre aux professionnels, pour remplir leur mission dans les meilleures conditions et avec la meilleure efficacité possible, d’accéder, consulter, renseigner ou modifier une application (et donc un dossier) depuis différents lieux et simultanément par plusieurs d’entre eux. Une interconnexion avec un annuaire d’entreprise répondra aux impératifs de confidentialité, grâce à un identifiant et un mot de passe distincts attribués à chacun des utilisateurs.

L’exemple de Gestusa, ressource mutualisée par Ressourcial

Outil de terrain par excellence, l’annuaire ou « dossier de l’usager » Gestusa est une application conçue et développée par Ressourcial. Accessible par un simple navigateur internet, elle permet ainsi de consulter et de renseigner un dossier depuis n’importe où et simultanément par plusieurs professionnels.

Selon les droits ouverts, l’utilisateur peut accéder à différents modules : données administratives, données institutionnelles, données métiers, gestion du temps, données évaluation. L’accès à ces différents modules peut être paramétré par professionnel en fonction de leurs besoins et responsabilités et selon trois niveaux de droits : lecture, écriture, validation. Ainsi certains professionnels bénéficieront uniquement d’un accès de consultation de certains éléments du dossier, là où d’autres pourront y apporter des informations. Pour en savoir plus sur l’application Gestusa et le détail de ses cinq modules, rendez-vous ici :
Dossier de l’usager : la solution Gestusa

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