Tableaux de bord et information décisionnelle : visualisez d’un coup d’œil vos données !

Récemment nous consacrions trois articles successifs aux annuaires, véritables « entrepôts de données » positionnés au cœur des Systèmes d’Information. De celui des établissements et services à celui des usagers en passant par l’annuaire d’entreprise, on a vu que chacun d’eux, en composant un lieu de stockage central, unique et sécurisé d’informations spécifiques, prétendait à une finalité commune : « offrir ses services » à d’autres logiciels, ceux-ci venant y puiser les éléments leur étant nécessaires.

C’est à nouveau de « données » dont nous parlons cette semaine, d’une exploitation peut-être plus insoupçonnée encore qu’il est possible d’en faire, et destinée à tenter de tendre vers l’amélioration constante des performances et l’optimisation des services.

Les données : une richesse

Ainsi, d’un côté une recherche constante d’amélioration de la performance d’une activité, quelle qu’elle soit, sera grandement facilitée si l’on dispose en permanence de données qui la représentent objectivement et « en temps réel », et donc d’outils de mesure capables d’en révéler une vision synthétique, claire et quantifiée, dans toutes ses composantes.

dataD’un autre côté la mise en œuvre de la plupart des activités d’une organisation ou d’une entreprise génère, « en arrière-plan », quantité de données. Au centre de notre secteur médico-social celles-ci peuvent aussi bien concerner des activités réalisées par les professionnels en direction des usagers, certaines informations relatives à ces derniers et compilées dans leurs dossiers respectifs, ou encore des activités communes et nécessaires à toutes les organisations structurées : la comptabilité, les ressources humaines, etc. En définitif, la plupart des informations qui ont été entrées dans un logiciel deviennent potentiellement exploitables.

Or, la plupart du temps, ces données ne sont exploitées que dans le cadre strict et limité pour lequel elles ont été conçues. Pourtant, souvent, elles renferment des « réserves » informatives et documentaires insoupçonnées et ne demandent, pour devenir lisibles et exploitables, qu’à être extraites puis agencées selon les besoins d’analyse attendus.

Les données : les exploiter, les visualiser

Ces analyses de données, judicieusement sélectionnées parmi toutes celles produites par une organisation, composent la Business Intelligence, ou l’informatique décisionnelle. À destination, comme son nom l’indique, des décideurs et des dirigeants, l’informatique décisionnelle comprend des outils et des méthodes permettant de collecter et de restituer, sous une forme claire et accessible à tous (tout du moins même aux non spécialistes de l’informatique), les données les plus pertinentes, celles potentiellement utiles ou nécessaires à la composition de vues d’ensemble des activités concernées, vues métiers ayant du sens et destinées à alimenter la réflexion et aider à la décision.

tableau_bordCes outils de mise en forme, d’analyse et de visualisation des données existent et leur usage se répand dans les organisations. Très performants pour la plupart d’entre eux, ils autorisent l’élaboration de véritables tableaux de bord représentatifs des situations et permettent ainsi de ne plus devoir seulement se contenter de deviner ou d’estimer l’état de celles-ci, mais d’accéder à des représentations claires et exhaustives, idéales pour l’aide à la prise de décisions la plus objective possible.

Ces tableaux de bord seront d’autant plus élaborés, précis et manipulables que les données qui les alimentent auront été agrégées, à leurs sources (c’est-à-dire dans les logiciels et annuaires où elles sont stockées), au niveau le plus fin possible. Il va également de soit qu’il est, par ailleurs, nécessaire que ces données soient facilement accessibles dans ces logiciels sources et qu’il faille bien comprendre comment elles sont structurées afin de faciliter les opérations d’extraction, de connexion et d’échange nécessaires entre les applications concernées.

Nos deux prochains articles illustreront très concrètement cette thématique de l’information décisionnelle et des tableaux de bords. Nous présenterons ainsi la solution technique retenue par Ressourcial (nommée Qlikview) à travers deux types de tableaux que nous avons mis en œuvre : d’abord la Base de Données Économiques et Sociales (BDES) puis une représentation des activités réalisées en direction d’usagers dans des établissements. En attendant, pour se faire pardonner de ceux parmi vous qui jugeraient les propos ci-dessus pour l’instant un peu trop abstraits, nous vous proposons quelques illustrations permettant déjà de voir à quoi peuvent ressembler ces fameux « tableaux de bord » d’aide à l’information décisionnelle.

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Cliquer pour agrandir (les informations affichées sont purement fictives).

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Cliquer pour agrandir (les informations affichées sont purement fictives).

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