Tableaux de bord et information décisionnelle : l’exemple de la base de données économiques et sociales (BDES)

La semaine dernière nous rappelions que, dans le cadre des activités de nos organisations, nous produisons de multiples données et informations mais que celles-ci étaient rarement exploitées en dehors du cadre strict et limité pour lequel elles étaient conçues. Nous n’hésitions alors pas à parler de richesse insoupçonnée. Nous expliquions qu’il existe pourtant des méthodes et des outils permettant de collecter et de restituer ces données sous forme de tableaux de bord, des représentations claires et pertinentes permettant d’en « dégager du sens » et d’alimenter la réflexion et d’aider à la décision.

Nous proposons aujourd’hui d’illustrer ces notions à travers un exemple concret de tableau de bord développé par Ressourcial, et d’ores et déjà proposé à la mutualisation à l’ensemble des adhérents de notre Groupement Social de Moyens. il s’agit de la base de données économiques et sociales (BDES).

La BDES : des exigences légales

La loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi impose à toute organisation salariale de mettre à la disposition de ses instances représentatives du personnel (comité d’entreprise, comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail, délégués syndicaux, délégués du personnel s’il n’y a pas de comité d’entreprise, etc.) une base de données économiques et sociales (BDES) devant contenir des informations chiffrées sur les deux années précédentes et celle en cours, puis des mesures prospectives sur les trois suivantes. Ces informations peuvent être présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, sous forme de grandes tendances pour les années suivantes.

bddLa base de données économiques et sociales doit permettre de classer et de regrouper l’ensemble des informations de manière cohérente et par grandes thématiques : fonds propres, endettement et impôts ; investissements ; rémunérations (incluses celles des financeurs) ; activités sociales et culturelles ; sous-traitance ; etc. Elle a ainsi vocation à permettre la mise a disposition de données et d’informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’organisation et, devant régulièrement être mise a jour, elle contribue par exemple à offrir une vision claire et globale de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’organisation.

Il n’y a pas d’exigence particulière concernant la mise en forme ou le choix du support de présentation de cette base de données, qui peut très bien être proposée sous forme de fichier numérique « basique » (tableur, etc.) ou même imprimée sur papier.

Dépasser la « simple » base de données, avec les tableaux de bord

Trois membres de Ressourcial ont souhaité se réunir pour s’emparer de cette problématique et, bien au delà des obligations légales requises, ont mutualisé leurs connaissances afin de développer un puissant outil de pilotage destiné aux cadres de direction. Le choix a été fait de s’orienter vers la solution décisionnelle Qlikview qui permet de générer, à partir des différentes données produites, des tableaux de bord extrêmement flexibles et permettant d’explorer ces données sous différents angles.

Ainsi, en permettant d’éditer, à volonté et selon les besoins, telles ou telles données ou représentations, le tableau de bord BDES constitue un formidable outil d’information et d’aide à la décision. D’une grande simplicité de manipulation, il offre par ailleurs à quiconque (sous réserve d’acquisition des droits d’accès à l’application), et notamment aux non spécialistes des bases de données, la possibilité d’exporter les données dans des tableurs pour d’éventuels usages annexes (calculs, analyses, etc.). Les représentations générées peuvent également être exploitées pour l’illustration de rapports, de documents de synthèse, etc.

Pour quelles données ?

Les grandes thématiques explorées par la BDES concernent :

  • les effectifs : les données exploitées sont issues des contrats de travail ou acquises « sur le terrain » : types de contrats (CDD, CDI…) ; dates et durées des contrats ; temps de travail ; répartition hommes/femmes ; absentéisme ; etc.
  • les finances : les données sont basées sur les opérations comptables et peuvent être, au choix et selon les besoins, compilées ou réparties par comptes.
  • les rémunérations : les chiffres utilisés sont basés sur ceux figurant sur les fiches de paie.

bdd2L’application puise ainsi des données dans le logiciel de gestion des ressources humaines, dans celui de gestion comptable, financière et budgétaire, et éventuellement dans différents annuaires tel, par exemple, celui des établissements (représenté à Ressourcial par l’application Gestetab). Les informations peuvent ensuite être présentées au niveau d’un établissement ou d’un groupe d’établissements.

Il faut savoir que toutes les données entrées dans ces logiciels peuvent potentiellement alimenter la BDES et que les représentations (graphiques ou chiffrées) que celle-ci permettra de produire au travers de tableaux de bord seront d’autant plus élaborées, précises et manipulables que ces données auront été agrégées, à leurs sources (c’est-à-dire dans les logiciels et annuaires où elles sont stockées), à un niveau le plus fin possible.

À noter que la mise en œuvre d’une telle application nécessite que les données qui l’alimentent soient facilement accessibles dans les logiciels sources sélectionnés (annuaires, logiciels de comptabilité, etc.). Il sera également indispensable, afin de faciliter ces opérations d’extraction, de connexion et d’échange entre les applications concernées, d’être apte à bien comprendre comment ces données sont structurées.

Le champ des possibles ouvert par la BDES développée par Ressourcial est vaste. Avouons d’ailleurs nous n’avons nous-même pas encore eu le temps d’explorer toutes ces possibilités ! Nous vous proposons néanmoins ci-après quelques exemples de vues de ce tableau de bord.

BDES01

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BDES02

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