La Gestion Électronique des Documents (GED), facteur d’efficacité des pratiques de nos structures !

Ces dernières semaines nous avons consacré jusqu’à six articles aux « données » produites par nos organisations. Trois d’entre eux présentaient autant de types d’annuaires (celui des « établissements et services », celui des « usagers » puis celui d’« entreprise ») destinés à héberger ces données de manière structurée afin que d’autres logiciels puissent ensuite les exploiter de manière efficiente. Les trois autres articles illustraient comment certains outils sont capables de « ré-exploiter » ces données en les présentant sous formes de tableaux de bord d’analyse aptes à offrir aux utilisateurs, en faisant ainsi un usage élargi de ces données par rapport à ceux initialement prévu, de formidables outils d’aide à la prise de décisions.

Les « données » ne représentent néanmoins pas, loin s’en faut, la totalité des informations gérées par nos structures. Celles-ci consistent aussi, voire surtout, en une multitude de documentations métiers, de tous types et tous formats, que nous ne saurions énumérer ici de manière exhaustive tellement nombres d’entre eux peuvent être spécifiques à chaque organisation : de formats papiers ou numériques, il s’agira par exemple de documents à caractère administratif, relatifs aux affaires médico-sociales, à la stratégie et au développement, au contrôle interne, aux aspects économiques, financiers et juridiques, aux ressources humaines, à la gestion de la qualité, au patrimoine et aux travaux, etc.

L’importance de la gestion documentaire

documentation2À ce jour les différents services dont sont pourvues la majorité de nos structures réceptionnent, stockent, gèrent et échangent leurs informations et documents au moyen des outils et supports traditionnels mis à leur disposition. Il peut s’agir de serveurs d’hébergement, d’applications opérationnelles, d’ordinateurs individuels, de disques externes, de sites ftp, d’applications de messagerie, de réseaux sociaux d’entreprise, etc. Or cette multiplicité des espaces de stockage mais aussi des usages qui en sont faits (tels par exemple la diversité des méthodes de nommage et des modes de classement) induisent presqu’inévitablement, à un degré plus ou moins important selon les cas, un manque de visibilité. Il en résulte des entraves à la recherche liées à l’éparpillement des données et à la difficulté de les identifier efficacement par chaque collaborateur.

Pire, ce manque de rigueur et de méthodologie peuvent être causes de duplications de documents, dont le suivi des modifications ultérieures (versionning) devient alors très problématique. Mais cette situation nuit surtout à une communication, à une transmission et à un partage efficaces des informations entre les personnels et les différents acteurs, ce qui ne permet pas au collectif d’harmoniser les connaissances, les expériences, les savoirs et les bonnes pratiques, ni surtout de les capitaliser.

Au contraire une organisation optimale de l’information, en fluidifiant les échanges entre les services, ne peut que favoriser l’amélioration des performances d’une structure. Organiser rigoureusement cette gestion de l’information et de ses flux est alors primordial, voire s’avère indispensable à partir d’un certain stade de développement de la dite organisation.

Le rôle de la Gestion Électronique de Documents (GED)

La mise en place d’une solution GED (Gestion Électronique de Documents), qui qualifie un procédé et, par extension, une application informatique de gestion de la documentation (et plus largement de l’information dans sa globalité), peut répondre efficacement à ces problématiques. Un tel logiciel va ainsi offrir, a minima, des fonctionnalités de base incontournables relatives à cette gestion documentaire et qui consistent en :

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  • l’acquisition des documents : numérisation de documents papiers, intégration ou production de documents numériques, traitement des arriérés, etc. ;
  • le traitement des documents acquis : il va s’agir principalement de leur indexation et de la gestion de leurs métadonnées, une étape cruciale du processus qui va conditionner la facilité et la pertinence de recherches ultérieures au sein du corpus documentaire ainsi constitué ;
  • le stockage des documents traités : choix du support adapté, stratégie d’organisation (en fonction par exemple des durées de conservation envisagées), stratégie de sauvegarde, règles de confidentialité d’accès, etc. ;
  • la communication des documents : choix des canaux de diffusion, interfaces de recherche et de consultation, gestion des accès, etc.

Les solutions GED : en évolution constante

Les solutions de GED ont beaucoup évolué dans la dernière décennie (et continuent de le faire !). Désormais loin du seul rôle d’archivage organisé de documents numériques qui leur fut longtemps « seulement » dévolu, certaines de celles proposées actuellement composent de véritables plate-formes multi-rôles et vont jusqu’à offrir des fonctionnalités très variées et particulièrement avancées telles celles :

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  • d’échange, par exemple en y associant un outil de messagerie ou de tchat ;
  • de travail collaboratif, permettant notamment de pouvoir travailler, ensemble, à plusieurs, sur un même document tout en en contrôlant ses évolutions et ses changements de versions (gestion du versionning) ;
  • de planification des actions à prévoir et à mener parmi les collaborateurs impliqués ;
  • d’optimisation des processus métiers à l’aide de moteurs de workflows intégrés ;
  • d’interopérabilité avec des systèmes extérieurs « en ligne », voire l’intégration de ceux-ci dans la solution GED elle-même : réseaux sociaux, intranets d’entreprise, services ou applications dans le cloud (qui permettent alors l’accès aux documents depuis l’extérieur de l’entreprise) ; un standard d’interopérabilité entre les différentes solutions GED est d’ailleurs en construction afin de faciliter ces intégrations.

Ainsi ces solutions, très complètes, parviennent à assurer l’intégralité du cycle de vie du document, dans tous ses aspects et toutes ses composantes.

Mettre en place une GED : cela ne s’improvise pas !

La mise en place d’une solution de GED peut représenter un « chantier » d’ampleur et ne s’improvise pas au risque de ne pas réellement répondre aux besoins et de ne jamais remporter l’adhésion des utilisateurs pourtant à leur origine. Ainsi, envisager cette mise en place uniquement sous une angle technique et logiciel risque fortement d’entraîner son échec.

Constituant avant tout la mise en œuvre d’une méthodologie de travail globale, il est primordial de se focaliser sur la demande initiale et les besoins. Pour cela il est nécessaire de parfaitement connaître le terrain et donc d’être capable d’identifier, du point de vue documentaire et pour chacun des services concernés, leurs dimensions organisationnelle et relationnelle, ainsi que leurs activités, qui seront observées aussi bien du point de vue qualitatif que quantitatif.

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